• Εκδόσεις Προγράμματος

 

Το “CHECKPOINT”, αποτελεί ένα σύγχρονο λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRM). Σε πρώτο επίπεδο,  ακόμα και στην βασικότερη έκδοση του, προσφέρει άμεση λύση στο πρόβλημα καταγραφής παρουσιών & εργατοωρών σε εργοτάξια, βιομηχανικούς χώρους και άλλες επαγγελματικές εγκαταστάσεις, με αξιοποίηση σύγχρονων εργαλείων και τεχνολογιών. Περαιτέρω, σε ένα δεύτερο επίπεδο  μέσω εργαλείων στατιστικής ανάλυσης νέας γενιάς, παράγει δευτερογενή ανωνυμοποιημένα στατιστικά δεδομένα, που επιτρέπουν τον έλεγχο της πορείας της επιχείρησης και της εν γένει αποδοτικότητας μέσω της αναλογίας κόστους ανθρωπίνων πόρων (ωρών απασχόλησης – κόστους)  και  παραγόμενου έργου . 

Πιο συγκεκριμένα, το συγκεκριμένο λογισμικό παρέχει στον επιχειρηματικό οργανισμό την δυνατότητα καταχώρησης (με διαφορετικές μεθόδους π.χ. σύνδεση μέσω εφαρμογής, σκανάρισμα qr code, διασύνδεση με άλλο λογισμικό, χειροκίνητη καταχώρηση κ.λπ.) και οργάνωσης δεδομένων υπαλλήλων όπως το όνοματεπώνυμο, κωδικό υπαλλήλου, ώρα έναρξης/παύσης/διακοπής εργασίας εκάστοτε εργαζόμενου, ώρα μετάβασης του εργαζόμενου από μια θέση εργασίας σε μια άλλη, υπερωρίες, άδειες, το ιστορικό εργασίας, ωρομίσθιο/μισθό κ.λπ.. Διευκολύνεται με αυτό τον τρόπο η οργάνωση της επιχείρησης στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού. Περαιτέρω υποβοηθάται η διοίκηση στη λήψη έγκαιρων, έγκυρων και εμπεριστατωμένων αποφάσεων και στην διασφάλιση της εξορθολογισμένης λειτουργίας της επιχείρησης.

 

Επιγραμματικά: 

 

• Διατηρεί με ασφαλή τρόπο το αρχείο όλων των υπαλλήλων, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της θέσης απασχόλησης, του κωδικού υπαλλήλου, του μισθού/ωρομίσθιου και της διεύθυνσής τους. 
• Διαχειρίζεται την προσέλευση του υπαλλήλου
• Καταγράφει την ειδικότητα του εκάστοτε εργαζόμενου, έτσι ώστε να μπορούν να ανατίθενται  σ’ αυτόν συγκεκριμένες εργασίες. 
• Προωθεί ισχυρότερες, βασισμένες σε γεγονότα αποφάσεις με καλύτερα αναλυτικά στοιχεία, χωρίς ωστόσο να αποτελεί μοναδικό κριτήριο αυτών
• Βοηθά στην αυτοματοποίηση της μισθοδοτικής διαδικασίας, απαιτώντας μειωμένη ανθρώπινη παρέμβαση και αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα. Υποστηρίζει την έκδοση μισθοδοτικών καταστάσεων και τον υπολογισμό λοιπών παροχών, βελτιώνοντας την ακρίβεια των δεδομένων απασχόλησης  και προκαλώντας μερική αυτοματοποίηση της διαδικασίας
• Βοηθά στην επίτευξη νομοθετικής συμμόρφωσης, μέσω καθιέρωσης συγκεκριμένων πρακτικών και συγκεκριμένα την εναρμόνιση της εκτελούμενης διαδικασία με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και το ισχύον εθνικό νομοθετικό πλαίσιο περί προστασίας προσωπικών δεδομένων.

 

Διάκριση Εκδόσεων με βάση την μέθοδο εισαγωγής Δεδομένων: 

• Checkpoint Lite

Δεδομένα που σχετίζονται με την παρουσία του εργαζόμενου, δηλαδή με τον χρόνο έναρξης/παύσης/διακοπής εργασίας και τον τυχόν χρόνο μετάβασης του από ένα σημείο εργασίας σε ένα άλλο, εισάγονται μέσω android εφαρμογής, “geolocation”,  στην οποία συνδέεται  με τον προσωπικό λογαριασμό του ο εκάστοτε εργαζόμενος μέσω του κινητού του τηλεφώνου.

• Checkpoint QR

 

Δεδομένα που σχετίζονται με την παρουσία του εργαζόμενου, δηλαδή με τον χρόνο έναρξης/παύσης/διακοπής εργασίας και τον τυχόν χρόνο μετάβασης του από ένα σημείο εργασίας σε ένα άλλο, εισάγονται  μέσω  σάρωσης  μοναδικής προσωπικής εκτυπώσιμης προσωπικής κάρτας QR, από τον εκάστοτε υπάλληλο σε οποιαδήποτε  smart συσκευή (π.χ. smartphone), που έχει τοποθετηθεί στο χώρο εργασίας από τον διαχειριστή και στη οποία έχει εγκατασταθεί η σχετική εφαρμογή android και  εν συνεχεία επιλογή της σχετικής καταχώρησης μέσω της εφαρμογής, κατόπιν της προηγηθείσας ταυτοποίησης. 

 

• Τεχνικές Προδιαγραφές – Στοιχεία

Το Checkpoint αποτελείται από την πλατφόρμα διαχείρισης, στο URL checkpoint.smartmoves.gr και απο τις 2 εφαρμογές διασύνδεσης χρηστών και εισαγωγής δεδομένων, Checkpoint QR & Checkpoint lite. Στη πλατφόρμα διαχείρισης είναι εφικτή η άντληση δεδομένων που έχουν εισαχθεί σε προγενέστερο χρόνο απο τις 2 εφαρμογές, και η εισαγωγή νέων πληροφοριών, όπως νέων σημείων εργασίας ή νέων υπαλλήλων και η παρακολούθηση στατιστικών στοιχείων εργατοωρών. Στα προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων που αποθηκεύονται στη πλατφόρμα, εφαρμόζεται κρυπτογράφηση AES-256-CBC. Οι επιλογές εισαγωγής δεδομένων και στις 2 εφαρμογές είναι η Έναρξη & Λήξη Βάρδιας και η Έναρξη & Λήξη Διαλείμματος.Η εφαρμογή Checkpoint QR λειτουργεί με εκτυπώσιμες κάρτες QR με τον μοναδικό αριθμό (UUID) του υπαλλήλου, οι οποίες σκανάρονται στην εφαρμογή και ταυτοποιείται αυτόματα από το σύστημα.Η εφαρμογή Checkpoint Lite λειτουργεί με το geolocation API της Google και συγκρίνει την ακριβή τοποθεσία της συσκευής (precise location) με τις συντεταγμένες του χώρου εργασίας που έχει δηλωθεί στην πλατφόρμα διαχείρισης. Αν η τοποθεσία της συσκευής είναι εντός των ορίων εγγύτητας που έχουν δηλωθεί, τότε εμφανίζει και επιτρέπει την δήλωση παρουσίας ή αποχώρησης.

• Αρχές Επεξεργασίας

Σεβόμενο τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκόμενων υποκειμένων, το παρόν λογισμικό αποτελεί μεταξύ άλλων και μια καινοτόμο προσπάθεια ενσωμάτωσης θεμελιωδών αρχών προστασίας προσωπικών δεδομένων σε πάγιες επαγγελματικές πρακτικές, όπως αυτή την διαχείρισης της πρόσβασης του απασχολούμενου προσωπικού και της τήρησης εξοδολογίου έργου στον τομέα ανθρώπινου δυναμικού.

Συγκεκριμένα μεριμνούμε ώστε η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιείται μέσω του συγκεκριμένου λογισμικού αφενός να εδράζεται σε μια από τις περιοριστικά αναφερόμενες βάσεις νομιμότητας της επεξεργασίας (Συγκατάθεση, Σύμβαση, Εκ του νόμου υποχρέωση, Ζωτικό Συμφέρον, Δημόσιο Συμφέρον) και αφετέρου να είναι σύμφωνη με τους κανόνες και τις αρχές που προβλέπει ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 και ο Ν.4624/2019 . 

Οι σκοποί της επεξεργασίας είναι σαφείς, νόμιμοι και εκ των προτέρων γνωστοί στο υποκείμενο των δεδομένων, ενώ τα δεδομένα που συλλέγονται είναι τόσα όσα απαιτούνται για τους σκοπούς αυτούς και διατηρούνται τόσο όσο απαιτείται για την υλοποίηση τους. Λαμβάνουμε επαρκή οργανωτικά, τεχνικά και φυσικά μέτρα ασφάλειας για πρόληψη κινδύνων όπως απώλεια, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, καταστροφή ή παράνομη χρήση.

• Κατηγορίες Χρηστών 

 

Στις διαφορετικές κατηγορίες χρηστών, στο πλαίσιο συμμόρφωσης και με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, ως μέτρο ασφαλείας,  εφαρμόζεται και η αρχή “ διαβαθμισμένης πρόσβασης” σε δεδομένα και πράξεις επεξεργασίας. 

• ΚΥΡΙΟΣ ΧΡΗΣΤΗΣ / ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ
  

Ο κύριος χρήστης, συνδεόμενος στο πρόγραμμα μέσω του μοναδικού του λογαριασμού (λογαριασμός απόλυτης πρόσβασης), δύναται να δημιουργεί (α) “θέσεις εργασίας” (απλούς χρήστες/εργαζόμενους & διαχειριστές/ εργοδηγούς) εισάγοντας στην αντίστοιχη καρτέλα τα βασικά στοιχεία του (ΟΝΟΜΑ, ΕΠΩΝΥΜΟ, ΤΗΛΕΦΩΝΟ, EMAIL, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ, ΙΔΙΟΤΗΤΑ) και παρέχοντας αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης (με βάση την αποδιδόμενη ιδιότητα), (β) “χώρους εργασίας”, ορίζοντας τα σημεία εργασίας στο χάρτη  (γ) να αντιστοιχίζει  εργαζόμενους με χώρους εργασίας, (δ) να παρακολουθεί τα δεδομένα παρουσίας που καταχωρούνται από τους ίδιους τους εργαζόμενους σε πραγματικό χρόνο (ε) να εκτυπώνει συνολικά στοιχεία και αναφορές (στ) να έχει πρόσβαση σε ανωνυμοποιημένα στατιστικά στοιχεία που εξάγονται αυτόματα από το πρόγραμμα εφόσον έχει επιλεγεί  το σχετικό feature.

• ΕΡΓΟΔΗΓΟΣ / ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ
  

 

Ο κάθε εργοδηγός διαθέτει  μοναδικό ατομικό λογαριασμό στο checkpoint τον οποίο δημιουργεί ο “διαχειριστής”, εισάγοντας στην αντίστοιχη καρτέλα τα βασικά στοιχεία του  (ΟΝΟΜΑ, ΕΠΩΝΥΜΟ, ΤΗΛΕΦΩΝΟ, EMAIL, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ, ΙΔΙΟΤΗΤΑ). Η ιδιότητα του εργοδηγού συνοδεύεται και με συγκεκριμένο, ανωτερο σε σχέση με αυτό του εργαζόμενου επίπεδο προσβασιμότητας. Πιο συγκεκριμένα, ο εργοδηγός έχει πρόσβαση στα προσωπικά στοιχεία εργαζομένων( ΟΝΟΜΑ, ΕΠΩΝΥΜΟ, ΤΗΛΕΦΩΝΟ, EMAIL, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ )  και στα στοιχεία πρόσβασης στην εργασία (ΩΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΗΜΕΡΗΣΙΩΣ, ΩΡΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΩΡΑ ΛΗΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΔΙΆΛΕΙΜΜΑ, ΥΠΕΡΩΡΙΕΣ, ΕΡΓΟ / ΤΟΠΟΘΕΣΙΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ) μόνο (α) για όσους εργαζόμενους εμπίπτουν υπό τον έλεγχο και την δικαιοδοσία του (σε περιορισμένο αριθμό προσώπων)  και (β) μόνο σε ημερήσια δεδομένα ( για περιορισμένο δηλαδή χρονικό διάστημα).  Επιπλέον δίνεται μέσω του προγράμματος η δυνατότητα στον εργοδηγό να δηλώσει ο ίδιος ΩΡΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΩΡΑ ΛΗΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ή ΔΙΆΛΕΙΜΜΑ για κάποιον εργαζόμενο σε περίπτωση που ο τελευταίος αντιμετωπίζει κάποιο τεχνικό πρόβλημα, οπότε και σημειώνεται δίπλα στην καταγραφή οτι αυτή προέρχεται από τον συγκεκριμένο χρήστη / εργοδηγό . 

• ΑΠΛΟΣ ΧΡΗΣΤΗΣ/ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΣ

 

O εκάστοτε εργαζόμενος διαθέτει μοναδικό ατομικό λογαριασμό στο checkpoint τον οποίο δημιουργεί ο “διαχειριστής”, εισάγοντας στην αντίστοιχη καρτέλα τα βασικά στοιχεία του . Σε περίπτωση που έχει επιλεγεί η έκδοση QR, ο “διαχειριστής”, αφού δημιουργήσει τον ατομικό λογαριασμό, δύναται να εκτυπώσει για τον εκάστοτε εργαζόμενο, κάρτα QRcode, η οποία δημιουργείται αυτόματα  από το πρόγραμμα μετά την εισαγωγή των παραπάνω στοιχείων.  Εάν έχει επιλεγεί η έκδοση lite ο διαχειριστής αντί της έκδοσης “κάρτας qr code” δημιουργεί “προσωπικό λογαριασμό εργαζομένου”. Ο σχετικός λογαριασμός έχει περιορισμένα δικαιώματα πρόσβασης στην εφαρμογή και απλώς επιτρέπει στον εργαζόμενο να συνδέεται και να επιλέγει ώρα έναρξης εργασίας/ διάλειμμα/ και ώρα λήξης εργασίας, προκειμένου να καταγράφεται η διάρκεια απασχόλησης και η τοποθεσία απασχόλησης. Σε περίπτωση ανάγκης μετάβασης του εργαζόμενου από μια τοποθεσία έργου σε μία άλλη, ο τελευταίος δεν δηλώνει λήξη εργασίας από το ένα έργο αλλά απλώς εκ νέου έναρξη εργασίας στο επόμενο έργο, προκειμένου να προσμετρηθεί στις ώρες απασχόλησης και ο χρόνος μετάβασης. 

Τα διαπιστευτήρια σύνδεσης  για τον “προσωπικό λογαριασμό εργαζομένου” (username και password) δημιουργούνται από τον “διαχειριστή” και εν συνεχεία δίδονται στον εργαζόμενο, ο οποίος κατά την πρώτη σύνδεση του ενημερώνεται ότι πρέπει να προβεί στο αλλαγή κωδικού πρόσβασης (password). 

Έτσι ανάλογα με την έκδοση του προγράμματος που έχει επιλεγεί δηλαδή  QR ή Lite, o εργαζόμενος  καταχωρεί στο πρόγραμμα στοιχεία πρόσβασης στην εργασία είτε σαρώνοντας την προσωπική κάρτα qr code που του έχει δημιουργήσει ο “κύριος χρήστης”  και επιλέγοντας το αντίστοιχο κουμπί από την συσκευή σάρωσης είτε συνδεόμενος, με προσωπικούς κωδικούς, στην εφαρμογή  geolocation,  μέσω του κινητού του τηλεφώνου. 

Κάθε φορά που ο εργαζόμενος σαρώνει την κάρτα του ή συνδέεται στην εφαρμογή, το πρόγραμμα στιγμιαία ταυτοποιεί τον εργαζόμενο μέσω μοναδικού id που έχει λάβει ο τελευταίος κατά την δημιουργία του ατομικού λογαριασμού του από τον διαχειριστή. 

Επιπλέον σε περίπτωση σύνδεσης μέσω της εφαρμογής geolocation, ως πρόσθετη δικλείδα ασφαλείας, προς εξασφάλιση ταυτοπροσωπίας το πρόγραμμα  λαμβάνει  τον σειριακό αριθμό της συσκευής μέσω της οποίας συνδέεται ο εργαζόμενος, μη επιτρέποντας έτσι σε περισσότερους εργαζόμενους να συνδέονται από την ΄ίδια συσκευή. 

Ακόμη μέσω της εφαρμογής  geolocation κατά την στιγμή σύνδεσης του εργαζόμενου, κατά την είσοδο  δηλαδή και έξοδο από τον χώρο εργασίας, λαμβάνονται στιγμιαία συντεταγμένες θέσης της συσκευής και αυτοματοποιημένα ελέγχεται αν αυτές εμπίπτουν εντός του εύρους συντεταγμένων που έχει οριστεί για τον συγκεκριμένο χώρο εργασίας. Σε περίπτωση που οι συντεταγμένες εμπίπτουν εντός του επιτρεπόμενου εύρους, εγκρίνεται η πρόσβαση στον εργαζόμενο και αποθηκεύεται μόνο η σχετική έγκριση με ένδειξη ότι ο εργαζόμενος βρισκόταν σε θέση εντός του επιτρεπόμενου εύρους συντεταγμένων, και οχι η ακριβής τοποθεσία του. 

• Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος Επεξεργασίας ορίζεται σε κάθε περίπτωση ο επιχειρηματίας ή η εταρεία η οποία έχει πρόσβαση στην διαχειριστική πλατφόρμα.

 

Προς ενημέρωση των υποκειμένων, γνωστοποιείται οτι ο υπεύθυνος επεξεργασίας, υποχρεούται σε τήρηση των απορρέοντων από την ευρωπαϊκή και εθνική νομοθεσία περί προσωπικών δεδομένων ουσιαστικών υποχρεώσεων και στην υιοθέτηση και εφαρμογή  πολιτικών και μέτρων που εξασφαλίζουν την πραγμάτωση αυτών. 

 

Ο νέος Κανονισμός επιβάλλει μια σειρά νέων υποχρεώσεων στους υπεύθυνους επεξεργασίας, οι οποίες απορρέουν από τις βασικές αρχές και ιδίως την ενισχυμένη αρχή της διαφάνειας στον τρόπο συλλογής, επεξεργασίας και τήρησης δεδομένων και τη νέα αρχή της λογοδοσίας, σύμφωνα με την οποία ο υπεύθυνος επεξεργασίας φέρει την ευθύνη και είναι σε θέση να αποδείξει τη συμμόρφωσή του με όλες τις αρχές που διέπουν την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων καθώς και την ευθύνη να αποδεικνύει ότι λαμβάνει όλα τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα προστασίας των προσωπικών δεδομένων και ότι συμμορφώνεται εν γένει με τον Κανονισμό.

Το CHECKPOINT, ήδη από τον αρχικό σχεδιασμό του, διαθέτει δικλείδες ασφαλείας και τεχνικές προδιαγραφές που βοηθούν στην συμμόρφωση του Υπευθύνου επεξεργασίας ( Βλ. σχετικά : Προστασία δεδομένων κατά τον σχεδιασμό / «Data Protection by design» – Μέτρα Ασφαλείας ).

• Δεδομένα – Νομιμοποιητική βάση – Σκοπός

 

Στον παρακάτω πίνακα καταγράφονται όλα  τα δεδομένα που συλλέγονται και επεξεργάζονται μέσω του προγράμματος υποχρεωτικά ή προαιρετικά, ενδεικτικά και όχι περιοριστικά οι διενεργούμενες ενέργειες επεξεργασίας, ο αποδέκτης των δεδομένων αλλά και η βάση επεξεργασίας. Σημειώνεται οτι δίπλα στο κάθε δεδομένα ενδέχεται να καταγράφονται περισσότερες βάσεις επεξεργασίας, δεδομένου οτι αυτές μπορεί να διαφοροποιούνται ανάλογα με την ενέργεια επεξεργασίας.

 

Α/Α	ΔΕΔΟΜΕΝΑ	ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟΤΗΤΑ	ΕΙΣΑΓΩΓΗ	ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ/ ΣΚΟΠΟΣ	ΒΑΣΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ
1	ΟΝΟΜΑ	.	Δ	καταχωρείται υποχρεωτικά  στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου για σκοπούς ταυτοποίησης  αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο συσχετίζεται  στην βάση δεδομένων με μοναδικό id number και ταυτοποιεί τον εργαζόμενο περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης	Σ/ΕΣ/Ν
2	ΕΠΩΝΥΜΟ	.	Δ	καταχωρείται υποχρεωτικά  στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου για σκοπούς ταυτοποίησης  αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο συσχετίζεται  στην βάση δεδομένων με μοναδικό id number και ταυτοποιεί τον εργαζόμενο περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης	Σ/ΕΣ/Ν
4	ΤΗΛΕΦΩΝΟ	.	Δ	καταχωρείται προαιρετικά  στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου για σκοπούς επικοινωνίας  αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο χρησιμοποιείται από τον διαχειριστή και τον αρμόδιο εργοδηγό για λόγους επικοινωνίας στο πλαίσιο εκτέλεσης της σύμβασης περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης	Σ/ΕΣ
5	EMAIL	.	Δ	καταχωρείται υποχρεωτικά  στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου για σκοπούς επικοινωνίας και συνδεσιμότητας στην εφαρμογή geolocation αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο χρησιμοποιείται από τον διαχειριστή και τον αρμόδιο εργοδηγό για λόγους επικοινωνίας στο πλαίσιο εκτέλεσης της σύμβασης χρησιμοποιείται από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου, προκειμένου να εγγραφεί ο τελευταίος  ως χρήστης χρησιμοποιείται για να ενημερωθεί ο εργαζόμενος για τυχόν αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας του προγράμματος και την εκ νέου χορήγηση οδηγιών χρησιμοποιείται προκειμένου να ειδοποιηθεί ο εργαζόμενος σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος ή προσωρινής δυσλειτουργίας του προγράμματος περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης	Σ/ΕΣ
7	ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ	.	Δ	καταχωρείται προαιρετικά στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου για σκοπούς πληροφόρησης και ορθής διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού με βάση τα προσόντα του  π.χ. ποιο είναι το διαθέσιμο προσωπικό που είναι κατάλληλο να καλύψει ανάγκες απασχόλησης σε Χ έργο αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης χρησιμοποιείται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου και τις ανάγκες επιχείρησης π.χ. πόσοι υδραυλικοί χρησιμοποιήθηκαν σε ένα Χ έργο, από την κοστολόγηση των ετήσιων έργων τι ποσό συνολικά αντιστοιχεί στην Χ κατηγορία τεχνίτη κ.λπ.	Σ/ΕΣ/Ν
8	ΙΔΙΟΤΗΤΑ	.	Δ	καταχωρείται υποχρεωτικά  στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού (ιδιότητα: εργοδηγού ή εργαζόμενου), προκειμένου να αποδοθούν στον σχετικό λογαριασμό τα αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο	ΕΣ
9	ΩΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ	.	Σ	υπολογίζονται  ημερησίως/ εβδομαδιαίως/ μηνιαίως/ ετησίως,  για κάθε εργαζόμενο αυτοματοποιημένα από το πρόγραμμα λαμβάνοντας υπόψη την ώρα έναρξης της εργασίας, την ώρα λήξης και τυχόν διάλειμμα αποθηκεύονται και διατηρούνται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος (για όσο χρόνο διατηρείται το δεδομένο) αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο (μόνο σε ημερήσια βάση) χρησιμοποιούνται προκειμένου να υπολογισθεί το συνολικό κόστος της παρασχεθείσας εργασίας σύμφωνά με τις ώρες απασχόλησης του χειροκίνητα ή και αυτοματοποιημένα από το σύστημα  έχει καταχωρηθεί  στο πρόγραμμα και το ωρομίσθιο  χρησιμοποιούνται προκειμένου να υπολογιστεί το κόστος ενός έργου και να υπολογισθούν τα έξοδα της επιχείρησης εξάγονται τα σχετικά δεδομένα και χρησιμοποιούνται για λόγους μισθοδοσίας χρησιμοποιούνται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου, τις ανάγκες επιχείρησης και την αποδοτικότητα του ανθρώπινου δυναμικού	Σ/ΕΣ/Ν
10	ΩΡΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ	.	Υ/Ε	Ανάλογα με την έκδοση του προγράμματος που έχει επιλεγεί δηλαδή  QR ή Lite, o εργαζόμενος  καταχωρεί  υποχρεωτικά  βάση της συμβατικής του σχέσης με τον διαχειριστή/ εργοδότη στο πρόγραμμα στοιχεία πρόσβασης στην εργασία είτε σαρώνοντας την προσωπική κάρτα qrcode που του έχει δημιουργήσει ο διαχειριστής είτε συνδεόμενος, με προσωπικούς κωδικούς, στην εφαρμογή  geolocation,  μέσω του κινητού του τηλεφώνου.  Εναλλακτικά δίνεται μέσω του προγράμματος η δυνατότητα στον εργοδηγό να δώσει ο ίδιος ΩΡΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ για κάποιον εργαζόμενο σε περίπτωση που ο τελευταίος αντιμετωπίζει κάποιο τεχνικό πρόβλημα, οπότε και σημειώνεται δίπλα στην καταγραφή ότι αυτή προέρχεται από τον συγκεκριμένο χρήστη / εργοδηγό . αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος (για όσο χρόνο διατηρείται το δεδομένο) αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο ( μόνο σε ημερήσια βάση) χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα  συνδυαστικά με άλλα δεδομένα προκειμένου να υπολογιστούν για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο οι συνολικές ώρες απασχόλησης, τυχόν υπερωρίες  χρησιμοποιείται προκειμένου να ελεγχθεί από τον διαχειριστή η τήρηση των συμβατικών όρων της εργασιακής σχέσης χρησιμοποιείται από κοινού με άλλα στοιχεία και όχι ως μοναδικό στοιχείο για την αξιολόγηση του εργαζόμενου περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης χρησιμοποιείται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου, τις ανάγκες επιχείρησης και την αποδοτικότητα του ανθρώπινου δυναμικού	Σ/ΕΣ/Ν
11	ΩΡΑ ΛΗΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ	.	Υ/Ε	Ανάλογα με την έκδοση του προγράμματος που έχει επιλεγεί δηλαδή  QR ή Lite, o εργαζόμενος  καταχωρεί  υποχρεωτικά  βάση της συμβατικής του σχέσης με τον διαχειριστή/ εργοδότη στο πρόγραμμα στοιχεία πρόσβασης στην εργασία είτε σαρώνοντας την προσωπική κάρτα qrcode που του έχει δημιουργήσει ο διαχειριστής είτε συνδεόμενος, με προσωπικούς κωδικούς, στην εφαρμογή  geolocation,  μέσω του κινητού του τηλεφώνου.  Εναλλακτικά δίνεται μέσω του προγράμματος η δυνατότητα στον εργοδηγό να δώσει ο ίδιος ΩΡΑ ΛΗΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ για κάποιον εργαζόμενο σε περίπτωση που ο τελευταίος αντιμετωπίζει κάποιο τεχνικό πρόβλημα, οπότε και σημειώνεται δίπλα στην καταγραφή οτι αυτή προέρχεται από τον συγκεκριμένο χρήστη / εργοδηγό . αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος (για όσο χρόνο διατηρείται το δεδομένο) αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο ( μόνο σε ημερήσια βάση) χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα  συνδυαστικά με άλλα δεδομένα προκειμένου να υπολογιστούν για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο οι συνολικές ώρες απασχόλησης, τυχόν υπερωρίες  χρησιμοποιείται προκειμένου να ελεγχθεί από τον διαχειριστή η τήρηση των συμβατικών όρων της εργασιακής σχέσης χρησιμοποιείται από κοινού με άλλα στοιχεία και όχι ως μοναδικό στοιχείο για την αξιολόγηση του εργαζόμενου περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης χρησιμοποιείται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου, τις ανάγκες επιχείρησης και την αποδοτικότητα του ανθρώπινου δυναμικού	Σ/ΕΣ/Ν
12	ΔΙΆΛΕΙΜΜΑ	.	Υ/Ε	Ανάλογα με την έκδοση του προγράμματος που έχει επιλεγεί δηλαδή  QR ή Lite, o εργαζόμενος  καταχωρεί  υποχρεωτικά  βάση της συμβατικής του σχέσης με τον διαχειριστή/ εργοδότη, στο πρόγραμμα στοιχεία πρόσβασης στην εργασία είτε σαρώνοντας την προσωπική κάρτα qrcode που του έχει δημιουργήσει ο διαχειριστής είτε συνδεόμενος, με προσωπικούς κωδικούς, στην εφαρμογή  geolocation,  μέσω του κινητού του τηλεφώνου.  Εναλλακτικά δίνεται μέσω του προγράμματος η δυνατότητα στον εργοδηγό να δώσει ο ίδιος το ΔΙΆΛΕΙΜΜΑ για κάποιον εργαζόμενο σε περίπτωση που ο τελευταίος αντιμετωπίζει κάποιο τεχνικό πρόβλημα, οπότε και σημειώνεται δίπλα στην καταγραφή οτι αυτή προέρχεται από τον συγκεκριμένο χρήστη / εργοδηγό . περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος (για όσο χρόνο διατηρείται το δεδομένο) αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο ( μόνο σε ημερήσια βάση) χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα  συνδυαστικά με άλλα δεδομένα προκειμένου να υπολογιστούν για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο οι συνολικές ώρες απασχόλησης, τυχόν υπερωρίες  χρησιμοποιείται προκειμένου να ελεγχθεί από τον διαχειριστή η τήρηση των συμβατικών όρων της εργασιακής σχέσης χρησιμοποιείται από κοινού με άλλα στοιχεία και όχι ως μοναδικό στοιχείο για την αξιολόγηση του εργαζόμενου περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης χρησιμοποιείται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου, τις ανάγκες επιχείρησης και την αποδοτικότητα του ανθρώπινου δυναμικού	Σ/ΕΣ/Ν
13	ΥΠΕΡΩΡΙΕΣ	.	Α	υπολογίζονται  ημερησίως/ εβδομαδιαίως/ μηνιαίως/ ετησίως,  για κάθε εργαζόμενο αυτοματοποιημένα από το πρόγραμμα λαμβάνοντας υπόψη την ώρα έναρξης της εργασίας, την ώρα λήξης και τυχόν διάλειμμα και τον συμβατικό χρόνο απασχόλησης εφόσον ορίζεται αποθηκεύονται και διατηρούνται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος (για όσο χρόνο διατηρείται το δεδομένο) αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο (μόνο σε ημερήσια βάση) χρησιμοποιούνται προκειμένου να υπολογισθεί το συνολικό κόστος της παρασχεθείσας εργασίας σύμφωνά με τις ώρες απασχόλησης του χειροκίνητα ή και αυτοματοποιημένα από το σύστημα  έχει καταχωρηθεί  στο πρόγραμμα και το ωρομίσθιο  χρησιμοποιούνται προκειμένου να υπολογιστεί το κόστος ενός έργου και να υπολογισθούν τα έξοδα της επιχείρησης εξάγονται τα σχετικά δεδομένα και χρησιμοποιούνται για λόγους μισθοδοσίας χρησιμοποιούνται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου, τις ανάγκες επιχείρησης και την αποδοτικότητα του ανθρώπινου δυναμικού	Σ/ΕΣ/Ν
15	ΩΡΟΜΙΣΘΙΟ	.	Δ	καταχωρείται προαιρετικά στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου για σκοπούς πληροφόρησης και υπολογισμού μισθοδοσίας    αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης χρησιμοποιείται μαζί με τις συνολικές ώρες εργασίας και τον συμβατικό χρόνο απασχόλησης προκειμένου να υπολογισθεί το συνολικό κόστος της παρασχεθείσας εργασίας αυτοματοποιημένα από το σύστημα   χρησιμοποιούνται προκειμένου να υπολογιστεί το κόστος ενός έργου και να υπολογισθούν τα έξοδα της επιχείρησης εξάγονται τα σχετικά δεδομένα και χρησιμοποιούνται για λόγους μισθοδοσίας χρησιμοποιούνται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου, τις ανάγκες επιχείρησης και την διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού	Σ/ΕΣ/Ν
16	ΣΥΜΒΑΤΙΚΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ	.	Δ	καταχωρείται προαιρετικά στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου για σκοπούς πληροφόρησης και υπολογισμού μισθοδοσίας    αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης χρησιμοποιείται μαζί με τις συνολικές ώρες εργασίας και το ωρομίσθιο προκειμένου να υπολογισθεί το συνολικό κόστος της παρασχεθείσας εργασίας αυτοματοποιημένα από το σύστημα   χρησιμοποιείται προκειμένου να υπολογιστεί το κόστος ενός έργου και να υπολογισθούν τα έξοδα της επιχείρησης εξάγονται τα σχετικά δεδομένα και χρησιμοποιούνται για λόγους μισθοδοσίας χρησιμοποιείται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου, τις ανάγκες επιχείρησης και την διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού	Σ/ΕΣ/Ν
17	ΕΡΓΟ	.	Δ	καταχωρείται προαιρετικά στο πρόγραμμα από τον Διαχειριστή κατά το άνοιγμα καρτέλας και την δημιουργία ατομικού λογαριασμού εργαζομένου για σκοπούς πληροφόρησης, οργάνωσης και επιτήρησης του ανθρώπινου δυναμικού στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή και αποκτά σε αυτό πρόσβαση στην καθαρή του μορφή ο διαχειριστής μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος αλλά και ο εργοδηγός που είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο εργαζόμενο περιλαμβάνεται σε εξαγώγιμο αρχείο αναφοράς για λόγους ενημέρωσης του διαχειριστή/εργοδότη στο πλαίσιο της μεταξύ τους συμβατικής σχέσης χρησιμοποιείται προκειμένου να υπολογιστεί το κόστος ενός έργου και να υπολογισθούν τα έξοδα της επιχείρησης ( στο Χ έργο απασχολήθηκαν οι Χ εργαζόμενοι, που δούλεψαν Χ ώρες και πληρώθηκαν Χ ποσό ) χρησιμοποιείται προκειμένου να εξαχθούν  στατιστικά ανωνυμοποιημένα στοιχεία που αφορούν την κοστολόγηση ενός έργου, τις ανάγκες επιχείρησης και την διαχείριση του ανθρώπινου	Σ/ΕΣ/Ν
18	ΕΥΡΟΣ ΣΥΝΤΕΤΑΓΜΕΝΩΝ/ ΤΟΠΟΘΕΣΙΑ	.	Σ	εφόσον έχει επιλεγεί η έκδοση lite, μέσω της εφαρμογής  geolocation κατά την στιγμή σύνδεσης του εργαζόμενου, κατά την είσοδο  δηλαδή και έξοδο από τον χώρο εργασίας, λαμβάνονται στιγμιαία συντεταγμένες ( x,y) θέσης της συσκευής και αυτοματοποιημένα ελέγχεται αν αυτές εμπίπτουν εντός του  ορισθέντος για τον συγκεκριμένο χώρο εργασίας από τον διαχειριστή εύρους συντεταγμένων.  Σε περίπτωση που οι παραπάνω συντεταγμένες εμπίπτουν εντός του επιτρεπόμενου εύρους, εγκρίνεται η πρόσβαση στον εργαζόμενο και αποθηκεύεται στον server μόνο η σχετική έγκριση με ένδειξη ότι ο εργαζόμενος βρισκόταν σε θέση εντός του επιτρεπόμενου εύρους συντεταγμένων, και όχι η ακριβής τοποθεσία του βάσει συντεταγμένων. χρησιμοποιείται προκειμένου να ελεγχθεί από τον διαχειριστή/εργοδότη η τήρηση των συμβατικών όρων της εργασιακής σχέσης χρησιμοποιείται από κοινού με άλλα στοιχεία και όχι ως μοναδικό στοιχείο για την αξιολόγηση του εργαζόμενου
19	ΜΟΝΑΔΙΚΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΣΥΣΚΕΥΗΣ	.	Σ	Λαμβάνεται και αποθηκεύεται με αυτοματοποιημένο τρόπο υποχρεωτικά από το πρόγραμμα κατά την πρώτη σύνδεση του εργαζομένου  με την εφαρμογή geolocation για σκοπούς ταυτοπροσωπίας  και ως δικλείδα ασφαλείας αποθηκεύεται και διατηρείται στον server σε κρυπτογραφημένη μορφή ως δεδομένο δεν είναι προσβάσιμο στην καθαρή του μορφή στο διαχειριστή.  Κάθε φορά  που συνδέεται μέσω της εφαρμογής geolocation,  ο εργαζόμενος, ως πρόσθετη δικλείδα ασφαλείας, προς εξασφάλιση ταυτοπροσωπίας το πρόγραμμα  λαμβάνει  τον σειριακό αριθμό της συσκευής μέσω της οποίας συνδέεται ο εργαζόμενος και το συγκρίνει με τον αποθηκευμένο για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο στην βάση δεδομένων σειριακό αριθμό συσκευής , μη επιτρέποντας έτσι σε περισσότερους εργαζόμενους να συνδέονται από την ΄ίδια συσκευή. Εάν δεν υπάρξει ταύτιση κατά την στιγμή της σύνδεσης, δεν επιτρέπεται στον εργαζόμενο να προβεί σε καταχώρηση πρώτού αιτηθεί αλλαγή στοιχείων συσκευής

 

ΥΠΟΜΝΗΜΑ
ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ/ ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΗ ΣΥΛΛΟΓΗ
1	.	ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΟ
2	.	ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ
3	.	ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟ
ΜΕΘΟΔΟΣ ΣΥΛΛΟΓΗΣ
4	Δ	ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ
5	Ε	ΕΡΓΟΔΗΓΟΣ
6	Υ	ΥΠΆΛΛΗΛΟΣ
7	Σ	ΣΥΣΤΗΜΑ
ΝΟΜΙΜΟΠΟΙΗΤΙΚΗ ΒΑΣΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ
8	Σ	ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ
9	ΕΣ	ΕΝΝΟΜΟ ΣΥΜΦΕΡΟΝ
10	Ν	ΕΚ ΤΟΥ ΝΟΜΟΥ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ

 

• Ενεργητική Συλλογή / Παθητική Συλλογή

 

Ενεργητική συλλογή:

 

( Καταχώρηση από εργαζόμενο)

Ανάλογα με την έκδοση του προγράμματος που έχει επιλεγεί δηλαδή  QR ή Lite, o εργαζόμενος  καταχωρεί στο πρόγραμμα στοιχεία πρόσβασης στην εργασία είτε σαρώνοντας την προσωπική κάρτα qr code που του έχει δημιουργήσει ο “κύριος χρήστης” είτε συνδεόμενος, με προσωπικούς κωδικούς, στην εφαρμογή  geolocation,  μέσω του κινητού του τηλεφώνου. 

 

(Καταχώρηση από εργοδηγό)

δίνεται μέσω του προγράμματος η δυνατότητα στον εργοδηγό να δώσει ο ίδιος ΩΡΑ ΕΝΑΡΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΩΡΑ ΛΗΞΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ή ΔΙΆΛΕΙΜΜΑ για κάποιον εργαζόμενο σε περίπτωση που ο τελευταίος αντιμετωπίζει κάποιο τεχνικό πρόβλημα, οπότε και σημειώνεται δίπλα στην καταγραφή οτι αυτή προέρχεται από τον συγκεκριμένο χρήστη / εργοδηγό . 

 

(Καταχώρηση από Διαχειριστή)

 

δημιουργεί (α) “θέσεις εργασίας” (απλούς χρήστες/εργαζόμενους & διαχειριστές/ εργοδηγούς) εισάγοντας στην αντίστοιχη καρτέλα τα βασικά στοιχεία του (ΟΝΟΜΑ, ΕΠΩΝΥΜΟ, ΤΗΛΕΦΩΝΟ, EMAIL, ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ, ΙΔΙΟΤΗΤΑ) και παρέχοντας αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης, (β) “χώρους εργασίας”, ορίζοντας τα σημεία εργασίας στο χάρτη  (γ) να αντιστοιχίζει  εργαζόμενους με χώρους εργασία

 

Παθητική Συλλογή: 

σε περίπτωση σύνδεσης μέσω της εφαρμογής geolocation, ως πρόσθετη δικλείδα ασφαλείας, προς εξασφάλιση ταυτοπροσωπίας το πρόγραμμα  λαμβάνει (παθητικά) τον σειριακό αριθμό της συσκευής μέσω της οποίας συνδέεται ο εργαζόμενος, μη επιτρέποντας έτσι στο περισσότερους εργαζόμενους να συνδέονται από την ΄ίδια συσκευή. Ακόμη μέσω της εφαρμογής  geolocation κατά την στιγμή σύνδεσης του εργαζόμενου, κατά την είσοδο  δηλαδή και έξοδο από τον χώρο εργασίας, λαμβάνονται στιγμιαία συντεταγμένες, θέσης της συσκευής κια αυτοματοποιημένα ελέγχεται αν αυτές εμπίπτουν εντός του εύρους συντεταγμένων  που έχει οριστεί για τον συγκεκριμένο χώρο εργασίας. Σε περίπτωση που οι συντεταγμένες εμπίπτουν εντός του επιτρεπόμενου εύρους, εγκρίνεται η πρόσβαση στον εργαζόμενο και αποθηκεύεται μόνο η σχετική έγκριση με ένδειξη ότι ο εργαζόμενος βρισκόταν σε θέση εντός του επιτρεπόμενου εύρους συντεταγμένων, και οχι η ακριβής τοποθεσία του. 

• Αποθήκευση Δεδομένων

Τα δεδομένα που επεξεργάζονται μέσω του προγράμματος αποθηκεύονται σε διακομιστή/server που βρίσκεται στην Ολλανδία  κρυπτογραφημένα με την AES-256-CBC. Η μεταφορά των δεδομένων  στον server πραγματοποιείται  με χρήση αυστηρών πρωτοκόλλων ασφαλείας  SSL & Https, έτσι ώστε να διασφαλίζεται με την μέθοδο της κρυπτογράφησης, οτι δεν δύναται να υποκλαπούν δεδομένα στην καθαρή τους μορφή (raw data).

• Διάρκεια Διατήρησης δεδομένων 

 

H διάρκεια διατήρησης των δεδομένων ορίζεται από τον  ίδιο τον διαχειριστή ο οποίο ανα πάσα στιγμή μπορεί να επιλέξει την διαγραφή αυτών. Ωστόσο  ο τελευταίος προτρέπεται να διατηρεί τα δεδομένα μόνο για το χρονικό διάστημα που κρίνεται απαραίτητο για την εξυπηρέτηση των ανωτέρω σκοπών της συλλογής και διαγράφονται με ασφαλή τρόπο αμέσως μετά, εκτός αν από την κείμενη νομοθεσία  προβλέπεται η συνέχιση της τήρησης τους. Σε περίπτωση που ο νομιμοποιητικός λόγος επεξεργασίας αυτών είναι η  συμβατική σχέση εργασίας, αν για οποιοδήποτε λόγο αυτή διακοπεί, ενδέχεται τα προσωπικά δεδομένα να διατηρηθούν και για όσο επιπλέον χρόνο απαιτείται μέχρι να παρέλθει ο χρόνος παραγραφής τυχόν σχετικών αξιώσεων. Σε περίπτωση που ο νομιμοποιητικός λόγος επεξεργασίας των δεδομένων είναι η χορηγηθείσα από μέρους του υποκειμένου συγκατάθεση (δεν προκρίνεται η συγκεκριμένη βάση επεξεργασίας λόγω του χαρακτήρα της εξαρτημένης εργασιακής σχέσης), εφόσον αυτή αρθεί, εντός 5 ημερών ο διαχειριστής οφείλει να προβεί σε διαγραφή αυτών, εκτός εάν συντρέχει και άλλη νομιμοποιητική βάση π.χ. εκ του νόμου υποχρέωση, οπότε και συνεχίζει να τα διατηρεί για όσο χρόνο είναι αναγκαίο.

Ως  πρόσθετη δικλείδα ασφαλείας, σε περίπτωση που ο διαχειριστής αλλάξει την κατάσταση του έργου σε “ανενεργό”, αυτοματοποιημένα το πρόγραμμα ανωνυμοποιεί όλα τα σχετικά με το έργο δεδομένα και τα διατηρεί σε αυτή την μορφή για στατιστικούς σκοπούς. 

• Αποδέκτες

 

Στο πρόγραμμα εφαρμόζεται η τεχνική της διαβαθμισμένης πρόσβασης, έτσι ώστε ο βαθμός προσβασιμότητας στα δεδομένα που καταχωρούνται στο πρόγραμμα αλλά και δυνατότητα επεξεργασίας τους να συναρτάται με την ιδιότητα του εκάστοτε δημιουργούμενου λογαριασμού ως λογαριασμού  διαχειριστή, εργοδηγού ή απλού χρήστη  (clearance level).

 Έτσι απόλυτη προσβασιμότητα έχει μόνο ο διαχειριστής, ο οποίος δύναται να προβαίνει στις ενέργειες επεξεργασίας που περιγράφονται στον παραπάνω πίνακα.

 Ο εργοδηγός έχει περιορισμένη πρόσβαση μόνο  στην ημερήσια κατάσταση του προσωπικού για τα έργα για τα οποία ο ίδιος είναι υπεύθυνος, οπότε και μπορεί να ελέγξει ώρες έναρξης/ παύσης/ διακοπής εργασίας/ μετάβαση σε άλλη θέση εργασίας, συνολικές  ώρες ημερήσιας απασχόλησης και υπερωρίες, ενώ επιπροσθέτως δύναται σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος σε λογαριασμό ή συσκευή απλού χρήστη να δώσει ο ίδιος τον χρόνο έναρξης/παύσης και διακοπής εργασίας.

 Ο απλός χρήστης, όντας στο χαμηλότερο επίπεδο προσβασιμότητας, δεν έχει πρόσβαση σε αποθηκευμένα  στο πρόγραμμα δεδομένα αλλά ο ίδιος εισάγει τα δεδομένα έναρξης/παύσης/διακοπής εργασίας και μετάβασης σε άλλο εργασιακό χώρο.

Ορισμένα δεδομένα  αφού εξαχθούν από το πρόγραμμα με ευθύνη του διαχειριστή ενδέχεται να επεξεργάζονται και από εξωτερικούς συνεργάτες της επιχείρησης και λοιπούς εκτελούντες την επεξεργασία (π.χ.  λογιστή, δικηγόρο) εφόσον αυτό κρίνεται απαραίτητο για την εκπλήρωση των ανωτέρω σκοπών π.χ. μισθοδοσία, και υπό την προϋπόθεση ότι οι τελευταίοι πληρούν τις προδιαγραφές που θέτει ο ΓΚΠΔ για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, δεσμεύονται να τηρήσουν την απαραίτητη εμπιστευτικότητα, σέβονται τα προβλεπόμενα στον Κανονισμό δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων και τα επεξεργάζονται αποκλειστικά για τους ανωτέρω σκοπούς. Στην τελευταία περίπτωση ο διαχειριστής οφείλει να παράσχει λεπτομερέστερη πληροφόρηση στα υποκείμενα για τις σχετικές επεξεργασίες μέσω διακριτής Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της επιχείρησης που ρυθμίζει τις εκτός του CHECKPOINT πραγματοποιούμενες επεξεργασίες.

• Δικαιώματα Υποκειμένων – Τρόποι άσκησης μέσω του προγράμματος 

Κάθε υποκείμενο, του οποίου τα δεδομένα επεξεργάζονται μέσω του CHECKPOINT, σύμφωνα με τα παραπάνω, διαθέτει δικαιώματα πρόσβασης /διόρθωσης /λήθης /φορητότητας /εναντίωσης /καταγγελίας

Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων το υποκείμενο των δεδομένων δύναται να επικοινωνεί με τον υπεύθυνο επεξεργασίας  μέσω e – mail. 

Σε κάθε περίπτωση  το λογισμικό, όντας από τον σχεδιασμό του συμβατό με τον Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, παρέχει στον διαχειριστή/ υπεύθυνο επεξεργασίας κατάλληλα εργαλεία έτσι ώστε να διευκολύνεται στην εκπλήρωση των αιτημάτων άσκησης δικαιωμάτων των υποκειμένων, μέσω του περιβάλλοντος του προγράμματος.

Τα δικαιώματα αυτά ασκούνται χωρίς κόστος, εκτός αν επαναλαμβάνονται συχνά και λόγω όγκου έχουν  διοικητικό κόστος, οπότε το υποκείμενο θα επιβαρύνεται με το σχετικό κόστος. 

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας  συμμορφώνεται αφ’ ης στιγμής έλαβε γνώση και εντός ευλόγου χρόνου προς το ασκηθέν δικαίωμα, ενώ δικαιούται να αρνηθεί την συμμόρφωση σε αυτό εφόσον η άσκηση του αντίκειται στο νόμο, ή συγκρούεται με άλλη υπέρτερη.

 

8.1.Δικαίωμα Πρόσβασης : Κάθε υποκείμενο δικαιούται να ζητά επιβεβαίωση κατά πόσο ή όχι τα προσωπικά του δεδομένα, υφίστανται επεξεργασία, και εφόσον συμβαίνει τούτο την πρόσβαση σε αυτά και σε πληροφορίες που αφορούν τους σκοπούς επεξεργασίας, τις κατηγορίες των δεδομένων  και τους αποδέκτες αυτών. 

8.2.Δικαίωμα Διόρθωσης: Κάθε υποκείμενο δύναται να αιτηθεί την διόρθωση ανακριβών ή την συμπλήρωση ελλιπών προσωπικών του δεδομένων

8.3.Δικαίωμα στη Λήθη/Διαγραφή: Κάθε υποκείμενο δύναται να ζητήσει την διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων ανακαλώντας την συγκατάθεση του, εκτός αν η υποχρέωση διατήρησης των προσωπικών δεδομένων επιβάλλεται από την κείμενη νομοθεσία ή η επεξεργασία αυτών στηρίζεται σε άλλο πέραν της συγκατάθεσης έγκυρο νομιμοποιητικό λόγο (λ.χ. έννομο συμφέρον, σύμβαση).

8.4.Δικαίωμα Φορητότητας: Κάθε υποκείμενο δικαιούται να ζητά και εντός ευλόγου χρόνου να λαμβάνει προσωπικά δεδομένα που έχει παράσχει στον υπεύθυνο επεξεργασίας ώστε να τα διαβάζει σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας

8.5.Δικαίωμα Εναντίωσης και Περιορισμού της επεξεργασίας : Κάθε υποκείμενο δύναται να παρέμβει αναστέλλοντας την επεξεργασία των δεδομένων του, αν εκκρεμεί επαλήθευση της ακρίβειας αυτών ή της νομιμότητας της επεξεργασίας.

8.6.Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας:Κάθε υποκείμενο μπορεί να προβεί σε καταγγελία ενώπιον της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Γραφεία: Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα Τηλεφωνικό Κέντρο: +30-210 6475600,  www.dpa.gr), εφόσον θεωρεί ότι προσβάλλονται τα δικαιώματά του με οποιονδήποτε τρόπο, αφού προηγουμένως τα έχει ασκήσει ενώπιον του υπεύθυνου επεξεργασίας, χωρίς ικανοποιητική ανταπόκριση εντός ευλόγου χρόνου.

• Προστασία δεδομένων κατά τον σχεδιασμό («Data Protection by design») – Μέτρα Ασφαλείας

Ήδη κατά τον αρχικό σχεδιασμό του “checkpoint”,  στόχος ήταν  η εναρμόνιση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, μέσω δημιουργίας φιλικών συνθηκών για την προστασία των δεδομένων των υποκειμένων / χρηστών. 

Η προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα απαιτεί την αποτελεσματική λήψη κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ώστε να διασφαλίζεται ότι τηρούνται οι απαιτήσεις του ΓΚΠΔ. Σύμφωνα με την αρχή της προστασίας των δεδομένων ήδη από τον σχεδιασμό, κατά τη στιγμή του σχεδιασμού των συστημάτων επεξεργασίας και του καθορισμού των μέσων επεξεργασίας, ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να ενσωματώνει και να εφαρμόζει κατάλληλα μέτρα και να χρησιμοποιεί τεχνολογίες ενίσχυσης της ιδιωτικότητας, όπως ψευδωνυμοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (δηλ. αντικατάσταση προσωπικά ταυτοποιήσιμων πληροφοριών με τεχνητά αναγνωριστικά στοιχεία), κρυπτογράφηση (κωδικοποίηση προσωπικών δεδομένων έτσι ώστε μόνο όσοι είναι εξουσιοδοτημένοι να μπορούν να τα διαβάζουν), ελαχιστοποίηση της επεξεργασίας των δεδομένων και ενσωμάτωση των απαραίτητων εγγυήσεων στην επεξεργασία, κατά τρόπο ώστε να πληρούνται οι απαιτήσεις του ΓΚΠΔ και να προστατεύονται τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων.

Σεβόμενοι την παραπάνω αρχή και αποσκοπώντας στην δημιουργία ενός ασφαλούς περιβάλλοντος επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων, κατά  τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη του προγράμματος συνεκτιμώντας και τις τελευταίες εξελίξεις της τεχνολογίας προχωρήσαμε στις εξείς ενέργειες : 

• Αρχή Ελαχιστοποίησης 

• Κατά τον σχεδιασμό “καρτέλας εργαζόμενου” : συμπεριλάβαμε τα ελάχιστα δυνατά πεδία καταχώρησης δεδομένων προς την ικανοποίηση των σκοπών επεξεργασίας που επιδιώκονται μέσω του προγράμματος, ήτοι, όνομα, επώνυμο, τηλέφωνο, email,  επάγγελμα, ιδιότητα, συνολικές ώρες απασχόλησης (ημέρα/μήνα/έτος), ώρα έναρξης εργασίας, ώρα λήξης εργασίας, ώρα διαλείμματος, υπερωρίες, ωρομίσθιο, έργο/τοποθεσία απασχόλησης. Εν συνεχεία διακρίναμε τα παραπάνω πεδία, σε πεδία υποχρεωτικής και προαιρετικής συμπλήρωσης. Ως υποχρεωτικά,  για την δημιουργία καρτέλας εργαζόμενου  ορίστηκαν μόνο τα πεδία όνομα, επώνυμο, email και η ιδιότητα (διαχειριστής/ εργοδηγός/ απλός χρήστης). 
• Κατά την “ταυτοποίηση συνδεόμενου εργαζόμενου” : κάθε φορά που ο εργαζόμενος σαρώνει την κάρτα του ή συνδέεται στην εφαρμογή, το πρόγραμμα στιγμιαία ταυτοποιεί τον εργαζόμενο μέσω μοναδικού id (ψευδωνυμοποίηση) που έχει λάβει ο τελευταίος κατά την δημιουργία του ατομικού λογαριασμού του από τον διαχειριστή. Μέσω της εφαρμογής  geolocation κατά την στιγμή της παραπάνω σύνδεσης του εργαζόμενου, κατά την είσοδο  δηλαδή και έξοδο από τον χώρο εργασίας,  την παύση εργασίας λόγω διαλείμματος λαμβάνονται στιγμιαία συντεταγμένες (…), θέσης της συσκευής σύνδεσης και αυτοματοποιημένα ελέγχεται αν αυτές εμπίπτουν εντός του εύρους συντεταγμένων (..) που έχει οριστεί για τον συγκεκριμένο χώρο εργασίας. Σε περίπτωση που οι συντεταγμένες εμπίπτουν εντός του επιτρεπόμενου εύρους, εγκρίνεται η πρόσβαση στον εργαζόμενο και αποθηκεύεται μόνο η σχετική έγκριση με ένδειξη ότι ο εργαζόμενος βρισκόταν σε θέση εντός του επιτρεπόμενου εύρους συντεταγμένων, και οχι η ακριβής τοποθεσία του, στο πλαίσιο της αρχής της ελαχιστοποίησης δεδομένων. 
• Στο πλαίσιο της ίδια αρχής, εφαρμόζεται και η τεχνική της διαβαθμισμένης πρόσβασης, έτσι ώστε ο βαθμός προσβασιμότητας στο δεδομένα που καταχωρούνται στο πρόγραμμα αλλά και δυνατότητα επεξεργασίας τους να συναρτάται με την ιδιότητα του εκάστοτε δημιουργούμενου λογαριασμού ως λογαριασμού  διαχειριστή, εργοδηγού ή απλού χρήστη  (clearance level). Έτσι απόλυτη προσβασιμότητα έχει μόνο ο διαχειριστής . Ο εργοδηγός έχει περιορισμένη πρόσβαση μόνο  στην ημερήσια κατάσταση του προσωπικού για τα έργα για τα οποία ο ίδιος είναι υπεύθυνος, οπότε και μπορεί να ελέγξει ώρες έναρξης/ παύσης/ διακοπής εργασίας/ μετάβαση σε άλλη θέση εργασίας, συνολικές  ώρες ημερήσιας απασχόλησης και υπερωρίες, ενώ επιπροσθέτως δύναται σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος σε λογαριασμό ή συσκευή απλού χρήστη να δώσει ο ίδιος τον χρόνο έναρξης/παύσης και διακοπής εργασίας. Ο απλός χρήστης, όντας στο χαμηλότερο επίπεδο προσβασιμότητας, δεν έχει πρόσβαση σε αποθηκευμένα  στο πρόγραμμα δεδομένα αλλά ο ίδιος εισάγει τα δεδομένα έναρξης/παύσης/διακοπής εργασίας και μετάβασης σε άλλο εργασιακό χώρο.

• Ψευδωνυμοποίηση

• κάθε φορά που ο διαχειριστής δημιουργεί ένα λογαριασμό εργαζόμενου (απλού χρήστη ή εργοδηγού), ο τελευταιος λαμβάνει αυτοματοποιημένα από το πρόγραμμα ένα μοναδικό id number, δηλαδή ένα μοναδικό αριθμητικό αναγνωριστικό ταυτότητας που αντιστοιχεί στον εκάστοτε χρήστη (ψευδωνυμοποίηση). Όποτε ο εργαζόμενος σαρώνει την κάρτα του ή συνδέεται στην εφαρμογή, το πρόγραμμα στιγμιαία ταυτοποιεί τον εργαζόμενο μέσω του μοναδικού id που έχει λάβει ο τελευταίος κατά την δημιουργία του ατομικού λογαριασμού του από τον διαχειριστή. Έτσι κατ’ αυτόν τον τρόπο η επαλήθευση ταυτότητας γίνεται μέσω σύγκρισης ψευδονυοποιημενων δεδομένων,  πρόσβαση στην αντιστοιχία των οποίων με τα καθαρά δεδομένα έχει μόνο ο διαχειριστής. 

• Κρυπτογράφηση

• σε  όλα τα δεδομένα που αποθηκεύονται στην βάση δεδομένων του προγράμματος εφαρμόζεται τεχνική της ασύμμετρης κρυπτογράφησης AES-256-CBC

• Στα καθαρά, αποκρυπτογραφημένα δεδομένα έχει πρόσβαση μόνο ο/οι διαχειριστής/ές και στο ορισμένα απο αυτα ο εργοδηγός

• Διατήρηση για Περιορισμένη Χρονική Διάρκεια 

• Ως  πρόσθετη δικλείδα ασφαλείας, σε περίπτωση που ο διαχειριστής αλλάξει την κατάσταση του έργου σε “ανενεργό”, αυτοματοποιημένα το πρόγραμμα ανωνυμοποιεί όλα τα σχετικά με το έργο δεδομένα και τα διατηρεί σε αυτή την μορφή για στατιστικούς σκοπούς. 

• Λήψη Αντιγράφων ασφαλείας

• Μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας λαμβάνονται ανά 24 ώρες αντίγραφα ασφαλείας (backup) στον server. 

 

• Επικαιροποίηση

 

H ενσωματωμένη στο παρόν  Πολιτική Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα καθώς και οι λοιποί όροι, πληροφορίες και τεχνικές προδιαγραφές δύνανται να επικαιροποιούνται, συμπληρώνονται ή τροποποιούνται, σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο, οπότε και θα ενημερώνονται σχετικά οι χρήστες με αντίστοιχη ειδοποίηση.