1. Εισαγωγή

1.1 Η Επισκόπηση είναι η εισαγωγική οθόνη αφού συνδεθούμε στο Checkpoint. Από εδώ έχουμε μια γενική εικόνα και άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες

• του προσωπικού μας,
• των χώρων εργασίας όπως και την τοποθεσία τους,
• τα έργα,
• τον χάρτη έργων και
• στο τέλος, αναγράφονται οι εργάτες που δουλεύουν την τρέχουσα στιγμή

1.2 Από την επιλογή Χρήστες, μπορούμε να εμφανίσουμε όλα τα διαθέσιμα στοιχεία που έχουμε για το εργατικό δυναμικό μας, όπως

• ονοματεπώνυμο,
• στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο,email),
• ρόλος και θέση εργασίας,
• ώρες εργασίας και
• μισθός που αντιστοιχεί στις ώρες εργασίας

1.3 Από την επιλογή Χώροι εργασίας, μπορούμε να εμφανίσουμε τους διαθέσιμους χώρους εργασίας, όπου και εργάζεται το προσωπικό μας. Όπως φαίνεται και από την παρακάτω εικόνα του παραδείγματος, έχουμε άμεσα διαθέσιμα την τοποθεσία και τον υπεύθυνο, ενώ λίγο παρακάτω βλέπουμε και τους εργαζόμενους που απασχολεί το συγκεκριμένο έργο, μαζί με τα δικά τους στοιχεία.

1.4 Από την επιλογή Έργα, έχουμε πρόσβαση στα τρέχουσα έργα, τους χώρους εργασίας που απασχολούν, το προσωπικό μας που απασχολεί και την ακριβή τοποθεσία τους.

2. Χρήστες

2.1 Από την καρτέλα Χρήστες, μπορούμε να προσθέσουμε και να οργανώσουμε το προσωπικό της εταιρείας μας, ώστε να έχουμε απόλυτο έλεγχο. Πέρα από την αναμενόμενη εγγραφή ενός νέου χρήστη/εργάτη και την αναζήτηση αυτών, μπορούμε να ορίσουμε τις Θέσεις Εργασίας της εταιρείας μας και να προγραμματίσουμε Άδεια για το προσωπικό μας.

2.2 Αρχικά, θα θέλουμε να προσθέσουμε τις διαθέσιμες Θέσεις Εργασίας της εταιρείας μας, ώστε να είναι διαθέσιμες κατά την προσθήκη του προσωπικού μας.

Η διαδικασία είναι πολύ εύκολη και απλή, καθώς το μόνο που έχουμε να κάνουμε, είναι να βάλουμε τον τίτλο που θέλουμε στο κενό πεδίο και να πατήσουμε την Αποθήκευση Επαγγέλματος.

Όπως φαίνεται και στην 2η εικόνα του παραδείγματος, προσθέσαμε τη θέση εργασίας Επόπτης. Αν από την άλλη θέλουμε να αφαιρέσουμε κάποια θέση εργασίας, απλά επιλέγουμε το κόκκινο κουμπί Διαγραφή κάτω από την θέση.

2.3.1 Έπειτα, θα προχωρήσουμε στην εγγραφή νέου χρήστη (υπαλλήλου), πατώντας το ανάλογο πράσινο κουμπί (Εγγραφή Νέου Χρήστη).

Εδώ, θα προσθέσουμε τα βασικά στοιχεία του υπαλλήλου, ονοματεπώνυμο και στοιχεία επικοινωνίας, όπως και τον ρόλο του (υπάλληλος, επόπτης, διαχειριστής). Οι επιλογές και αριθμός υπαλλήλων που μπορούν να καταχωρηθούν, εξαρτώνται από το πακέτο σας.

2.3.2 Μετά την καταχώρηση βασικών στοιχείων, προχωράμε στην Περιγραφή εργασίας, όπου επιλέγουμε τη θέση του υπαλλήλου, ενώ προαιρετικά μπορούμε να ορίσουμε το ωρομίσθιο, όπως και τις ώρες εργασίας.

2.3.3 Τέλος, μπορούμε να προσθέσουμε φωτογραφία του υπαλλήλου μας. Στο τελευταίο στάδιο της καταχώρησης, μας προβάλλονται όλες οι πληροφορίες που προσθέσαμε για έλεγχο και πιθανή διόρθωση αν κάναμε κάπου λάθος ή παραλείψαμε κάτι.

Αν όλα είναι σωστά, πατάμε το πράσινο κουμπί καταχώρησης (Submit) στο κάτω αριστερά μέρος της σελίδας.

2.4.1 Το τελευταίο κομμάτι των Χρηστών, είναι οι άδειες, οι οποίες μπορούν να προβληθούν και να προγραμματιστούν, πατώντας το κίτρινο κουμπί Άδειες.

Εδώ, θα έχουμε μια γενική εικόνα υπαλλήλων που βρίσκονται ήδη σε άδεια, το Ιστορικό αδειών και φυσικά, τον νέο Προγραμματισμό Άδειας. Σε περίπτωση που κανένας υπάλληλος δεν βρίσκεται σε άδεια, θα αντικρίσουμε το παρακάτω μήνυμα της εικόνας.

2.4.2 Αν έχουμε υπαλλήλους που βρίσκονται σε άδεια, τότε θα έχουμε το ακόλουθο αποτέλεσμα.

2.4.3 Στο Ιστορικό, μπορούμε να δούμε όλες τις άδειες που έχουν λάβει οι υπάλληλοι και να κάνουμε αναζήτηση υπαλλήλου.

2.4.4 Για δημιουργία μιας νέας άδειας, θα επιλέξουμε το κουμπί Προγραμματισμός Άδειας από πάνω δεξιά και θα αντικρίσουμε την ακόλουθη εικόνα, όπου έχουμε να επιλέξουμε τον υπάλληλο που θα λάβει την άδεια, το διάστημα της άδειας και τον τύπο άδειας (άνευ αποδοχών, αναρρωτική, τακτική).

Τέλος, πατάμε στη Δημιουργία Νέας Άδειας για να καταχωρηθεί.

3. Έργα

3.1 Από τα Έργα, δημιουργούμε τα έργα που έχει αναλάβει η επιχείρησή μας, ώστε να οργανώσουμε μετέπειτα τους χώρους εργασίας που θα δημιουργηθούν για την ολοκλήρωση του έργου, ή και για ομαδοποίηση εργασιών σε διάφορους χώρους εργασίας από το ίδιο συνεργείο. Στο παράδειγμα της εικόνας που ακολουθεί, έχουμε δημιουργήσει ένα έργο με όνομα Ηλεκτρικές Εγκαταστάσεις, στο οποίο μπορούμε να προσθέσουμε όλους τους χώρους εργασίας που απαιτούν ηλεκτρική εγκατάσταση.

3.2.1 Για τη δημιουργία ενός έργου, πατάμε το κουμπί πάνω δεξιά στη μπλε μπάρα, όπου αναγράφει Νέο Έργο. Στην επόμενη οθόνη που θα μας εμφανιστεί, θα μας ζητηθεί να δώσουμε ένα όνομα στο Έργο και να ορίσουμε χώρους εργασίας (είτε από το αναδυόμενο μενού είτε από τον χάρτη, επιλέγοντας τις κόκκινες πινέζες).

Αν δεν υπάρχουν χώροι εργασίας, μπορούμε να επιστρέψουμε μετά από τη δημιουργία τους, για να τους προσθέσουμε.

3.2.2 Αφού πατήσουμε Δημιουργία Έργου, θα μεταφερθούμε στη κεντρική οθόνη των έργων, όπου και θα δούμε το έργο μας, μαζί με τον χώρο εργασίας που επιλέξαμε. Έτσι, μπορούμε να έχουμε άμεση πρόσβαση σε πολλαπλές πληροφορίες, όπως το προσωπικό που απασχολεί κάθε Έργο και κάθε Χώρος εργασίας, τη διεύθυνση και τους χώρους εργασίας που αντιστοιχούν σε ένα έργο.

3.2.3 Σε περίπτωση που δεν έχουμε ακόμη προσθέσει χώρους εργασίας, συνεχίζεται να επιτρέπεται η δημιουργία Έργων, τα οποία θα παραμείνουν κενά μέχρι να δημιουργηθεί και προστεθεί χώρος εργασίας.

Αναλυτικές πληροφορίες για τη δημιουργία Χώρου Εργασίας βρίσκονται στο 4ο κεφάλαιο, συγκεκριμένα 4.2.1.

3.2.4 Αφού δημιουργήσουμε τον χώρο εργασίας που αφορά το έργο μας, πατώντας το μπλε κουμπί Επεξεργασία Έργου, μπορούμε τώρα να προσθέσουμε τον χώρο εργασίας στο Έργο μας. Αυτό γίνεται από τη δεξιά μπάρα Λοιποί Χώροι Εργασίας, πατώντας Προσθήκη στο Έργο κάτω από το όνομα χώρου εργασίας.

Αφού προσθέσουμε τους χώρους εργασίας στο έργο μας, οι οποίοι μεταφέρονται στη κεντρική μπάρα Χώροι Εργασίας Έργου, πατάμε στο πράσινο κουμπί Αποθήκευση Αλλαγών.

3.3.1 Τέλος, για εξοικονόμηση χρόνου και τη διευκόλυνσή σας, μπορείτε μέσω τις Επεξεργασίας Έργου να εκτυπώσετε τους QR κωδικούς για το προσωπικό που απασχολεί ένα έργο. Αυτό γίνεται από το μπλε κουμπί Εκτύπωση Έργου QR στην αριστερή μπάρα.

Αφού το πατήσουμε, θα μας εμφανιστεί το προσωπικό που απασχολείται με το συγκεκριμένο έργο, με τον μοναδικό QR κωδικό που αντιστοιχεί στον καθένα, ώστε αργότερα να τα εκτυπώσουμε και να τα παραδώσουμε για check-in κατά την άφιξη στον χώρο και check-out κατά την αποχώρηση από τον χώρο εργασίας.

4. Χώροι εργασίας

4.1 Όπως αναφέραμε και στην Εισαγωγή, στους Χώρους εργασίας μπορούμε να εμφανίσουμε τους διαθέσιμους χώρους εργασίας, όπου και εργάζεται το προσωπικό μας. Έτσι, μπορούμε να έχουμε άμεση ενημέρωση οποιαδήποτε στιγμή, για το που βρίσκεται το προσωπικό μας.

Στην εικόνα που ακολουθεί, βλέπουμε βασικές πληροφορίες για τα Κεντρικά Γραφεία μιας επιχείρησης, όπου πάνω από τον χάρτη βλέπουμε ποιος είναι ο προϊστάμενος, ενώ κάτω από τον χάρτη τους υπαλλήλους που απασχολεί ο συγκεκριμένος χώρος.

Στην αριστερή μπάρα, υπάρχουν όλοι οι διαθέσιμοι χώροι εργασίας που έχουμε δημιουργήσει, για άμεση και γρήγορη πρόσβαση, οποιαδήποτε στιγμή.

4.2.1 Για τη δημιουργία ενός νέου χώρου εργασίας, απλά πατάμε το ανάλογο κουμπί πάνω δεξιά στη μπλε μπάρα, το οποίο θα μας μεταφέρει σε μια νέα οθόνη, όπου και θα καταχωρήσουμε κάποιες πληροφορίες σχετικά με τον χώρο.

Όπως φαίνεται και από την εικόνα του παραδείγματος, από την αριστερή μπάρα θα πρέπει να εισάγουμε ένα όνομα για τον χώρο, τη διεύθυνση, γεωγραφικό μήκος και πλάτος, τον τύπο του χώρου εργασίας, να αναθέσουμε έναν προϊστάμενο και να θέσουμε την εγγύτητα, το εύρος εμβέλειας δηλαδή που επιτρέπει το check-in του προσωπικού μας.

Τέλος, από τη δεξιά μπάρα θα προσθέσουμε το προσωπικό μας, που θα εργαστεί στον συγκεκριμένο χώρο εργασίας.

Αφού βεβαιωθούμε πως όλες οι πληροφορίες είναι σωστές, πατάμε Αποθήκευση Χώρου Εργασίας από την αριστερή μπάρα.

4.2.2 Σε περίπτωση που θέλουμε να τροποποιήσουμε κάτι σε έναν χώρο εργασίας, είτε για αλλαγή προσωπικού είτε για οποιονδήποτε άλλο λόγο, απλά επιλέγουμε τον χώρο μας από την αριστερή μπάρα και επιλέγουμε το μπλε κουμπί Επεξεργασία Χώρου Εργασίας, που βρίσκεται κάτω από το προσωπικό που έχει ανατεθεί. Αυτό θα μας μεταφέρει σε μια νέα οθόνη, όπου θα έχουμε μια γενική εικόνα όλων των πληροφοριών του χώρου εργασίας.

Αφού κάνουμε τις διορθώσεις που θέλουμε, απλά πατάμε το πράσινο κουμπί Αποθήκευση Αλλαγών από την αριστερή μπάρα. Αυτό θα μας επιστρέψει στη κεντρική εικόνα των χώρων εργασίας.

4.2.3 Από την επεξεργασία του χώρου εργασίας, έχουμε πρόσβαση σε μια ακόμη σημαντική λειτουργία του CheckPoint, που είναι η Εκτύπωση QR Χώρου Εργασίας για το προσωπικό μας, ώστε να κάνουν check-in κατά την άφιξή τους και check-out κατά την αποχώρησή τους.

Αυτό γίνεται από το μπλε κουμπί στην αριστερή μπάρα και βρίσκεται λίγο πιο πάνω από το πράσινο κουμπί αποθήκευσης αλλαγών που αναφέραμε νωρίτερα.

Αφού πατήσετε να γίνει η εκτύπωση, θα μεταφερθείτε σε μια νέα οθόνη, όπου θα σας παρουσιαστούν μοναδικά QR για κάθε έναν υπάλληλο που αναθέσατε στον συγκεκριμένο χώρο εργασίας, που μπορείτε μετά να εκτυπώσετε για να δώσετε στο προσωπικό σας.

Πατώντας το κουμπί Εκτύπωση QR για Αυτούς τους Χρήστες, θα σας δωθεί η επιλογή να εκτυπώσετε τους QR κωδικούς ή να τους αποθηκεύσετε σε PDF για μελλοντική χρήση.

4.3 Αν για οποιοδήποτε λόγο θέλουμε να διαγράψουμε έναν χώρο εργασίας, αυτό γίνεται από το κόκκινο κουμπί Διαγραφή Χώρου Εργασίας, που βρίσκεται κάτω από τους υπαλλήλους που έχουν ανατεθεί στον χώρο εργασίας.

Τα έργα που διαγράψαμε παραμένουν στα Διαγραμμένα Έργα, που βρίσκονται πάνω δεξιά στη μπλε μπάρα της κεντρικής οθόνης των χώρων εργασίας.